Racing Budget: sistema software per la gestione e il controllo del budget di spesa di un team, di una scuderia o di un organizzatore di gare e eventi, realizzato su piattaforma Microsoft Excel

Servizi: RACING BUDGET 1.1

RACING BUDGET 1.1 è un programma software per la gestione e il controllo del budget di un team, di una scuderia o di un organizzatore di gare o eventi.

Guidato da menù di scelta intuitivi, l’utilizzatore del programma può, in modo estremamente semplice, definire il proprio budget annuale, inserire tutte le spese sostenute dalla propria organizzazione, essere avvisato mensilmente dell’eventuale superamento del budget per ogni voce di spesa, analizzare l’archivio dei costi sostenuti e apportare le più mirate modifiche ai budget di spesa per riportare la situazione generale sotto controllo.

RACING BUDGET 1.1 può gestire fino a 100 voci di spesa diverse, che ogni utilizzatore definisce secondo le sue esigenze; ad ogni voce di spesa l’utilizzatore potrà assegnare un budget annuale che, associato a parametri che ne definiscono la periodicità di spesa (mensile, trimestrale, legato a un calendario di eventi o di gare ...), permetterà al programma di elaborare e creare 12 budget mensili.

L’inserimento di ogni costo sostenuto è associato dall’utilizzatore a una delle voci di spesa definite. Inoltre è possibile specificare anche il fornitore del bene/servizio, l’evento/gara a cui la spesa si riferisce e il mezzo con cui la spesa è pagata (assegno, contanti, carta ...).

Tale caratteristica, permetterà al programma di fornire dei riepiloghi costantemente aggiornati. RACING BUDGET 1.1 gestisce fino a 100 fornitori, 30 eventi/gare, 20 modalità di pagamento diverse.

RACING BUDGET 1.1 calcola e gestisce mensilmente il confronto tra costi e budget.

Per ogni voce di spesa il programma produce mensilmente il confronto speso/budget evidenziando (con un semaforo giallo) le voci che hanno superato il budget previsto. L’utilizzatore è quindi avvisato dal sistema che nel mese è successo qualcosa di anomalo, e potrà analizzare attraverso i riepiloghi e l’ interrogazione dell’archivio delle spese tutti i dettagli disponibili e scoprire cosa è successo.

Se nel confronto speso/budget non ci sono ”semafori gialli” vuol dire che tutte le spese rientrano nei canoni previsti, e l’utilizzatore potrà rimandare al mese seguente, in tutta tranquillità, la verifica dei budget.

I reports standard, costantemente aggiornati, a disposizione dell’utilizzatore sono il riepilogo per fornitore, per evento/gara e per modalità di pagamento.

Attraverso la funzione “interroga le spese” l’utilizzatore può invece estrarre dall’archivio dei costi registrati tutte le spese che rispondono alla combinazione di uno o più criteri di selezione quali: voce di budget, voce di spesa, evento/gara, fornitore, modalità di pagamento, pagato/non pagato, data inizio selezione, data fine selezione.
Questa funzione può anche essere utilizzata per produrre e stampare il “foglio cassa mensile”, l’elenco delle spese per gara, lo scadenziario delle spese da pagare ecc.

A fronte di una segnalazione di superamento di budget o in funzione di qualsiasi evento esterno che si verifichi durante l’anno, l’utilizzatore può modificare i singoli budget, le periodicità di pagamento, le date relative agli eventi/gare ecc. Il programma ricalcola e aggiorna continuamente tutte le relazioni tra dati e importi.

Ciò significa che il variare di una data (per esempio una gara che viene spostata), modifica la ripartizione di tutti i budget ad essa associata e il programma ricrea i valori di budget mensili in funzione della modifica. L’utilizzatore può ”spostare” budget disponibile da una voce all’altra, ridurre, aumentare i singoli valori in qualsiasi momento; anche questa possibilità, atta a eliminare o correggere gli avvisi di anomalia (i semafori gialli), scatena il ricalcolo, la ripartizione di tutti i valori in gioco, permettendo all’utente la verifica immediata della modifica apportata. Il sistema si dimostra quindi molto flessibile e in grado di accogliere e gestire tutte le modificazioni che una stagione di eventi o di gare può presentare.

La funzione ”simulazione budget” permette di creare velocemente preventivi, simulare budget, creare in anticipo il budget per la stagione seguente; questo avviene al di fuori della gestione normale senza quindi alterare i conteggi e i riepiloghi ”ufficiali”.

La funzione ”chiusura annuale” si occuperà poi di azzerare tutti i contatori e di trasferire il budget annuale predisposto nell’area ”simulazione” all’area ”effettiva”, permettendo all’utente l’inizio immediato dell’attività di registrazione spese.

Prerequisiti tecnici

Il programma RACING BUDGET 1.1 è sviluppato in ambiente Microsoft EXCEL e il corretto funzionamento dello stesso è garantito dalla versione EXCEL ’97 in poi. Sono sufficienti 10 Mb di spazio disco per la gestione del file più eventuale altro spazio per le copie di backup.

È un programma aggiuntivo, opzionale, che gestisce i rapporti economici (contratti) con i clienti di un team, di una scuderia o di una azienda che opera nel motorsport.

Analizzando le date di scadenza di tutte le rate componenti i contratti è in grado di simulare, per periodo e per importo, i flussi economici in ingresso confrontandoli con i flussi economici in uscita (informazioni provenienti da RACING BUDGET 1.1). Diventa un utile promemoria per le fatture da emettere, permette di registrare gli incassi, fornisce reports di confronto tra previsioni di spesa, spese sostenute, previsioni di fatturato, fatturato effettivo e incassato, e elenchi riepilogativi sul saldo clienti.